用于Google Drive与Airtable的自动化工作流程,自动获取新上传的文件,通过电子邮件分享给指定收件人,并将文件的详细信息(名称、ID、创建时间、修改时间)记录到Airtable中,简化文件共享与管理,同时集中跟踪重要元数据。
此工作流适合以下人群:
- 企业员工:需要定期共享文件并记录文件信息的团队成员。
- 项目经理:希望自动化文件管理流程以提高工作效率的项目负责人。
- 自由职业者:需要与客户共享文件并跟踪文件状态的独立工作者。
- 教育工作者:希望通过自动化分享教学材料和记录文件信息的教师。
此工作流解决了以下问题:
- 手动文件共享繁琐:自动将新上传的文件共享给指定的收件人,节省时间。
- 文件信息记录不便:将文件的元数据(如名称、ID、创建时间和修改时间)自动记录到 Airtable,便于管理和查找。
- 缺乏文件管理系统:通过集中管理文件信息,提升工作效率,减少文件丢失的风险。
工作流程的详细步骤如下:
1. 触发器:使用 Google Drive 触发器,监控特定文件夹中的新文件上传。
2. 获取文件信息:当新文件上传时,触发器会捕获该文件的元数据,包括文件 ID、名称、创建时间和修改时间。
3. 分享文件:自动将新文件通过电子邮件分享给指定的收件人(例如:[email protected])。
4. 记录文件元数据:将文件的详细信息(ID、名称、创建时间、修改时间和发送 ID)存储到 Airtable 中,以便后续跟踪和管理。
用户可以通过以下方式自定义和调整此工作流:
- 修改触发器设置:更改监控的文件夹路径,以便关注不同的文件夹。
- 调整分享设置:更改收件人的电子邮件地址,或修改文件的共享权限(例如:只读、可编辑等)。
- 修改 Airtable 记录字段:根据需要添加或删除 Airtable 中的字段,以适应不同的文件管理需求。
- 添加额外的节点:可以在工作流中添加更多节点,例如在文件上传后发送通知或更新其他系统的信息。