过滤自动化

适用人群

- 企业安全团队：需要定期审计共享文件权限，确保文件安全。
- Google Drive 用户：使用 Google Drive 存储文件并需要管理文件权限的用户。
- 合规性审计员：负责确保组织遵循数据保护和隐私法规的专业人员。
- IT 管理员：需要监控和管理组织内的文件共享权限的技术人员。

解决的问题

- 文件权限管理：此工作流自动审计 Google Drive 中的文件共享权限，确保没有不必要的公共访问或外部用户访问。
- 减少安全风险：通过定期检查和报告，帮助组织识别和纠正潜在的访问控制风险，降低数据泄露的可能性。
- 提高效率：自动化流程减少了手动审计的时间和精力，使团队能够专注于更重要的任务。

工作流步骤

1. 调度触发器：每天定时触发工作流，生成新的审计报告。
2. 创建新表：在 Google Sheets 中创建一个新的审计表，命名为 audit-YYYYMMDD。
3. 获取最近活动文档：从 Google Drive 中获取过去 1 天内修改的文件，包括其权限设置。
4. 过滤共享文件：筛选出与外部用户共享或允许任何人访问的文件。
5. 规范化字段：将文件的信息（如文件 ID、文件名、用户等）整理成统一格式。
6. 结果聚合：将符合条件的文件信息聚合为可插入 Google Sheets 的行。
7. 将结果附加到新表：将聚合后的结果附加到新创建的审计表中。
8. 发送邮件报告：将审计结果通过电子邮件发送给指定的用户，确保相关人员及时了解共享文件的权限状况。

自定义指南

- 调整触发频率：根据组织需求修改调度触发器的设置，选择适合的时间间隔。
- 修改文件过滤条件：根据具体需求改变文件过滤条件，添加或移除特定的共享权限类型。
- 更改电子邮件内容：根据组织的要求自定义发送的电子邮件内容和格式。
- 使用其他存储服务：如果不使用 Google Drive，可以将工作流适配到 Microsoft SharePoint 或 Dropbox。
- 集成其他通知渠道：可以将工作流与其他安全监控工具或通知系统集成，以提高响应速度。