将Gmail附件保存到云端硬盘和Google Sheets

适用人群

此工作流适合以下人群使用：
- 财务人员：需要处理大量发票和收据，确保及时归档和记录。
- 会计师：希望自动化发票的上传和记录，减少手动输入的工作量。
- 企业主：希望更高效地管理财务文件，确保所有发票都能及时整理。
- 自动化爱好者：对使用 n8n 进行工作流自动化感兴趣，想要学习如何集成不同的服务。

通过此工作流，用户可以实现对未读电子邮件的自动处理，尤其是包含发票附件的邮件。

解决的问题

该工作流解决了以下问题：
- 手动处理发票的低效：通过自动化处理未读邮件中的发票，用户不再需要手动下载和整理发票。
- 数据录入错误：使用大型语言模型（LLM）提取发票信息，减少了人工录入可能带来的错误。
- 文件管理混乱：将发票自动上传到 Google Drive，并按需重命名和移动到指定文件夹，确保文件结构清晰有序。
- 数据记录不及时：自动将提取的信息录入到 Google Sheets，确保财务数据实时更新。

工作流程

工作流的详细步骤如下：
1. 手动触发：用户手动启动工作流。
2. Gmail 触发器：检测未读邮件，特别是带有附件的发票邮件。
3. 设置文件夹 URL：定义将发票上传至 Google Drive 的目标文件夹。
4. 下载附件：自动下载邮件中的 PDF 附件。
5. 上传 PDF：将下载的 PDF 文件上传至 Google Drive。
6. 重命名文件：根据邮件主题和当前日期重命名上传的文件。
7. 移动文件：将文件移动至指定的 Google Drive 文件夹。
8. 标记邮件为已读：处理完成后，将邮件标记为已读。
9. 提取文件信息：从 PDF 文件中提取发票信息。
10. 使用 LLM 处理数据：通过 LLM 提取发票的详细信息，如发票日期、描述和总价。
11. 解析输出：将提取的数据格式化以便后续使用。
12. 将数据附加到 Google Sheets：将格式化后的数据追加到 Google Sheets 的指定表格中。
13. 完成工作流：所有步骤完成后，工作流结束。

自定义指南

用户可以根据以下指南自定义和适应此工作流：
- 更改 Gmail 触发器设置：可以调整触发条件，例如过滤特定发件人或主题。
- 自定义文件夹 URL：修改上传至 Google Drive 的文件夹 ID，以适应不同的文件管理需求。
- 调整文件重命名规则：根据需要修改文件的重命名逻辑，以包含更多信息或不同的格式。
- 扩展数据提取规则：可以根据不同的发票格式调整 LLM 的提取规则，以确保准确提取所需的信息。
- 修改 Google Sheets 的表格：可以更改将数据写入的 Google Sheets 表格 ID，以便将提取的数据记录到不同的表格中。